Komunikasi dalam Organisasi

1.Definisi Komunikasi
Istilah komunikasi berasal dari kata Latin Communicare atau Communis yang berarti sama atau menjadikan milik bersama. Kalau kita berkomunikasi dengan orang lain, berarti kita berusaha agar apa yang disampaikan kepada orang lain tersebut menjadi miliknya. Beberapa definisi komunikasi menurut para ahli adalah sebagai berikut :

Menurut Louise Forsdale (dalam Arni Muhammad, 2001) “communication is the process by which a system is established, maintained, and altered by means of shared signals that operate according to rules”. Komunikasi adalah suatu proses memberikan signal menurut aturan tertentu sehingga dengan cara ini suatu system dapat didirikan, dipelihara dan diubah

Brent D. Rubben (1988) memberikan definisi mengenai komunikasi manusia yang lebih komprehensif sebagai berikut : komunikasi manusia adalah suatu proses melalui mana individu dalam hubungannya, dalam kelompok, dalam organisasi dan dalam masyarakat menciptakan, mengirimkan, dan menggunakan informasi untuk mengkoordinasi lingkungannya dan orang lain.

Menurut Onong Uchjana Effendy komunikasi adalah proses penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberitahu, mengubah sikap, pendapat, atau perilaku, baik secara lisan (langsung) ataupun tidak langsung (melalui media)

Katz dan Kahn mengatakan bahwa komunikasi organisasi merupakan arus informasi, pertukaran informasi dan pemindahan arti di dalam suatu organisasi.

Goldhaber (1986) memberikan definisi komunikasi organisasi berikut, “organizational is the process of creating and exchanging message within a network of interdependent relationship to cope whit environmental uncertainty”. Atau dengan kata lain komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah-ubah.


2.Proses Komunikasi

Proses komunikasi sebagai sarana bagi pengkoordinasian dari segala aktifitas yang berlangsung dalam suatu perusahaan. Peranan komunikasi dalam perusahaan sangatlah penting, karena tidak mungkin suatu perusahaan berjalan baik dalam mencapai tujuannya tanpa adanya komunikasi yang baik dan harmonis. Dengan adanya komunikasi yang baik suatu organisasi dapat berjalan lancer dan berhasil dan begitu pula sebaliknya, kurangnya atau tidak adanya komunikasi, organisasi dapat macet atau berantakan.
Proses komunikasi menurut Ulbert Silalahi (1996), diawali oleh adanya pihak yang bermaksud menyampaikan pesan dan informasi. Dalam menyampaikan informasi tersebut, pengirim pesan atau komunikator (sender) membuat sandi (encoding) untuk menterjemahkan ide, gagasan atau pikiran dengan harapan agar ide , gagasan atau pesan tersebut dapat dengan mudah dimengerti. Gagasan atau pikiran yang disampaikan itu disebut pesan (message). Pesan yang disampaikan tersebut kemudian diurai (decoding) kembali oleh penerima pesan (receiver) menurut pengalaman dan kerangka referensinya. Jika penguraian sandi yang dilakukan oleh penerima pesan mendekati maksud yang diinginkan oleh penerima pesan, artinya makna pesan yang diterima mendekati makna pesan yang dikirimkan, maka proses komunikasi akan berlangsung efektif. Kemudian sejauh mana atau apakah pesan yang disampaikan dimaknakan sama oleh si penerima akan dapat diketahui dari proses umpan balik, yaitu tanggappan penerima pesan atas pesan yang diterima kepada si pengirim pesan.

Unsur-unsur dalam proses komunikasi antara lain :
1. Komunikator : adalah orang yang menyampaikan pesan, dalam sebuah organisasi komunikator haruslah seseorang yang memiliki gagasan, maksud, informasi dan tujuan berkomunikasi. Bisa seorang atasan maupun bawahan.
2. Penyandian (encoding) : setelah ada komunikator, harus ada penyandian yang menerjemahkan gagasan komunikator menjadi serangkaian tanda yang sistematis, menjadi bahasa yang mengungkapkan tujuan komunikator. Dengan demikian, fungsi penyandian adalah menyediakan bentuk tertentu agar gagasan dan tujuan dapat diungkapkan sebagai sebuah pesan.
3. Pesan (message) : pesan adalah informasi yang akan dikirimkan kepada si penerima. Pesan dapat berupa verbal maupun non verbal. Pesan adalah hal-hal yang diharapkan komunikator untuk disampaikan kepada penerima yang diinginkan. Bentuk pesan yang disampaikan tergantung pada perantara yang dipakai untuk menyampaikan pesan.
4. Penguraian sandi (decoding) : penguraian sandi adalah istilah teknis bagi proses pemikiran penerima pesan. Para penerima pesan menafsirkan (menguraikan sandi) pesan sesuai dengan pengalaman dan kerangka acuan mereka.
5. Komunikan (receiver) : merupakan penerima pesan yang menganalisis dan menginterpretasikan isi pesan yang diterimanya
6. Feedback : merupakan respon terhadap pesan yang diterima yang dikirimkan oleh pengirim pesan kepada penerima pesan. Dengan diberikannya reaksi ini kepada pengirim, pengirim akan dapat mengetahui apakah pesan yang dikirimkan tersebut diinterpretasikan sama dengan apa yang dimaksudkan oleh si pengirim.

Komunikasi yang baik bukan saja komunikan mengerti akan makna pesan, tetapi juga secara emosional terdorong untuk melakukan atau menuruti pesan yang diterimanya. Dengan kata lain kejelasan, ketelitian dan intensitas komunikasi akan mempengaruhi tingkat perilaku dan hasil kerja para bawahan. Selain sebagai sarana penyaluran masukan social ke dalam system social, komunikasi juga merupakan sarana memodifikasi perilaku, mempengaruhi perubahan, memproduktifkan informasi, sarana untuk mencapai tujuan serta membantu pelaksanaan dan memadukan fungsi-fungsi manajemen (Koontz & Weihrich dalam Ulbert Silalahi, 1996).

3.Pola Komunikasi Dalam Organisasi
Aktivitas komunikasi dalam suatu organisasi tidak terlepas dari bentuk komunikasi internal dan eksternal. Komunikasi internal adalah pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan mereka dalam suatu perusahaan atau organisasi tersebut, lengkap dengan strukturnya yang khas dan pertukaran gagasan secara horizontal dan vertical di dalam suatu perusahaan atau organisasi yang menyebabkan pekerjaan berlangsung (operasi dan manajemen) (Brennan, dalam Effendy, 1984:155). Upaya yang dilakukan dalam menyampaikan pesan, ide, gagasan serta informasi lainnya dapat terjadi dalam konteks secara vertikal, horizontal, maupun secara diagonal di dalam suatu organisasi Sedangkan komunikasi eksternal merupakan komunikasi antara pimpinan atau anggota organisasi dengan khalayak di luar organisasi.
Desain organisasi harus memungkinkan terjadinya komunikasi ke empat arah yang berbeda yaitu ke bawah, ke atas, horizontal, dan diagonal. Keempat arah komunikasi ini merupakan kerangka komunikasi dalam tubuh organisasi. Pola komunikasi menurut( Gibson, 1996) antara lain :

a. Komunikasi ke Bawah (Downward Communication)
Komunikasi ke bawah mengalir dari individu tingkat atas hierarki kepada orang-orang di tingkat bawah. Bentuk komunikasi ke bawah yang paling umum adalah instruksi kerja, memo resmi, pernyataan kebijakan, prosedur, buku pedoman, dan publikasi perusahaan.

b. Komunikasi ke Atas (Upward Communication)
Komunikasi ke atas mengalir dari tingkat bawah ke tingkat atas organisasi. Komunikator berada di tingkat bawah organisasi, sedangkan penerima berada di tingkat atas. Beberapa arus komunikasi ke atas yang paling umum adalah kotak saran, pertemuan kelompok, dan prosedur naik banding.

c. Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal mengalir melintasi berbagai fungsi dalam organisasi. Bentuk komunikasi ini perlu dilakukan untuk mengkoordinasi dan mengintegrasikan berbagai fungsi organisasi. Komunikasi horizontal misalnya, komunikasi antar departemen dalam suatu organisasi.

d. Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal bersilang melintasi fungsi dan tingkatan dalam organisasi, serta penting dalam situasi di mana anggota tidak dapat berkomunikasi lewat saluran ke atas, ke bawah, ataupun horizontal.

4.Fungsi Komunikasi
Fungsi kegiatan komunikasi dalam suatu organisasi tidak hanya sebagai alat untuk menyampaikan pesan bagi pimpinan dan anggota organisasi, namun memiliki fungsi-fungsi lain seperti yang dikatakan oleh (Stephen P. Robbins, 1993 dan Harris, 1976) dalam Silalahi (1996) , yaitu:
a. Fungsi Kontrol
Melalui komunikasi dapat dikontrol perilaku anggota atau kegiatan-kegiatan kelompok atau organisasi dengan cara yang diinginkan. Organisasi memiliki hirarki kekuasaan dan pedoman formal dalam berkomunikasi di mana pegawai dituntut untuk mematuhinya.
b. Fungsi Motivasi
Melalui komunikasi dapat ditingkatkan motivasi bawahan dengan menjelaskan kepada bawahan apa yang harus dilakukan, seberapa baik apa yang mereka kerjakan dan apa yang harus mereka lakukan untuk meningkatkan kinerja mereka. Karena manusia pada dasarnya memiliki sasaran kebutuhan, maka dengan memperhatikan kebutuhan bawahannya, atasan menciptakan komunikasi yang efektif dengan bawahannya dan dalam hal ini bawahan dapat dirangsang agar dapat bekerja lebih baik.
c. Fungsi ekspresi emosi
Melalui komunikasi, tiap anggota dapat mengungkapkan perasaan mereka, misalnya perasaan puas atau tidak puas.
d. Fungsi Informasi
Komunikasi berlangsung untuk menyampampaikan pesan atau informasi dari pimpinan ke bawahan ataupun sebaliknya. Fungsi ini juga member petunjuk, pedoman atau informasi yang diperlukan oleh pimpinan atau bawahan.
e. Fungsi Komando
Fungsi ini terdapat pada komunikasi dari atasan kepada bawahan, dimana atasan member instruksi pelaksanaan tugas-tugas tentang apa yang harus dikerjakan kepada bawahan.
f. Fungsi Integratif
Fungsi ini dimaksudkan untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasi pekerjaan sehingga antara sesame karyawan dan antara karyawan dengan manajer menunjukkan kepaduan.

5.Hambatan-hambatan dalam Proses Komunikasi Organisasi
Hambatan bukan merupakan bagian dari proses komunikasi akan tetapi mempunyai pengaruh dalam proses komunikasi, karena pada setiap situasi hampir selalu ada hal yang mengganggu kita. Hambatan merintangi komunikasi sehingga penerima salah menafsirkan pesan yang diterimanya. Hambatan itu antara lain:

1. Hambatan Teknis
Keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi. Dari sisi teknologi, semakin berkurang dengan adanya temuan baru dibidang kemajuan teknologi komunikasi dan informasi, sehingga saluran komunikasi dapat diandalkan dan efesien sebagai media komunikasi menurut Menurut Cruden dan Sherman (1976) dalam bukunya, Personel Management jenis hambatan teknis dari komunikasi :
– Tidak adanya rencana atau prosedur kerja yang jelas
– Kurangnya informasi atau penjelasan
– Kurangnya ketrampilan membaca
– Pemilihan media [saluran] yang kurang tepat.

2. Hambatan Semantik
Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau secara secara efektif. Definisi semantik sebagai studi idea atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Kata-kata membantu proses pertukaran timbal balik arti dan pengertian (komunikator dan komunikan), tetapi seringkali proses penafsirannya keliru. Tidak adanya hubungan antara Simbol (kata) dan apa yang disimbolkan (arti atau penafsiran), dapat mengakibatkan kata yang dipakai ditafsirkan sangat berbeda dari apa yang dimaksudkan sebenarnya. Untuk menghindari mis komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat sesuai dengan karakteristik komunikannya, dan melihat kemungkinan penafsiran terhadap kata-kata yang dipakainya.

3. Hambatan Manusiawi
Terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi, kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat pancaindera seseorang, dll.
Menurut Cruden dan Sherman :
– Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia.
Perbedaan persepsi, perbedaan umur, perbedaan keadaan emosi, ketrampilan
mendengarkan, perbedaan status, pencairan informasi, penyaringan informasi
– Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi.
Suasana iklim kerja dapat mempengaruhi sikap dan perilaku staf dan efektifitas komunikasi organisasi.

Conor Hanaway dan Gabriel Hunt yang keduanya adalah pakar dan konsultan manajemen pada beberapa organisasi profit besar di dunia mencatat hambatan-hambatan komunikasi yang biasa terjadi dalam organisasi sebagai berikut:

1. Bahasa
Jika Anda menginginkan komunikasi yang sukses, pengirim pesan harus mempersiapkan pesan dalam bahasa penerima pesan. Laporan ilmiah yang sangat teknis tidak akan mempengaruhi kaum profesional dari bidang lain untuk melakukan tindakan.

2. Kebisingan
Istilah “kebisingan” (noise) mengacu pada semua hal yang mengganggu atau memperburuk komunikasi dalam organisasi. Misalnya, pesan Anda mengalami “bentrok” dengan pesan lain yang sama-sama harus diperhatikan. Jika si penerima mendapatkan banyak sekali memo setiap harinya, Anda harus memikirkan cara lain untuk mengirimkan pesan Anda.

3. Terlalu bertele-tele
Hindari gaya militer yang berlapis-lapis. Gunakan sesedikit mungkin tahap dalam komunikasi Anda. Pembuka adalah penting, namun hendaknya jangan sampai membuat Anda menjadi lupa terhadap inti pesan yang ingin Anda sampaikan sehingga penerima mengalami kesulitan dalam mengidentifikasi pesan.

4. Kesulitan mendengar
Ada banyak sekali kesulitan mendengar di pihak penerima. Tekanan kerja, masalah pribadi, prioritas lain atau kelebihan komunikasi merupakan penyebab munculnya kesulitan mendengarkan.

5. Ketidakpercayaan
Ada banyak alasan mengapa pihak penerima tidak percaya dan bersikap sinis terhadap suatu komunikasi. Sebagian rasa tidak percaya tersebut bisa jadi disebabkan oleh pihak pengirim—misalnya, jika Anda menandai semua surat Anda, “penting”, atau jika Anda tidak begitu terbuka dalam komunikasi sebelumnya.

6. Emosi
Emosi mempengaruhi komunikasi dalam, setidaknya, dua cara. Pertama, situasi yang sarat emosi dapat menyebabkan terjadinya banyak ebisingan yang menyebabkan penyimpangan komunikasi. Kedua, cara paling efektif untuk membuat seseorang melakukan tindakan adalah melalui emosi mereka.

7. Lingkaran umpan-balik
Tidak adanya lingkaran umpan-balik membuat pihak pengirim tidak yakin bahwa pesan telah sepenuhnya dimengerti

6. Efektifitas Komunikasi dalam Organisasi
Berbagai hambatan komunikasi di atas tentu saja menyadarkan kita agar komunikasi yang dibangun—terlebih dalam konteks organisasi—hendaknya dilangsungkan secara efektif. Secara praktis, komunikasi efektif dapat dipahami sebagai fenomena terbalik dari gejala-gejala di atas tadi, yakni terciptanya sebuah interaksi yang saling memahami maksud pesan dari masing-masing arah yang pada tujuan akhirnya mampu mentransmisi dan mentransfer gagasan melalui peramuan pesan sebaik mungkin.
Untuk kepentingan itu, Conor Hanaway dan Gabriel Hunt kembali mengidentifikasi beberapa tahapan praktis komunikasi efektif berikut ini:
a) Sampaikan pesan dengan jelas
Pastikan apa yang ingin Anda komunikasikan tercermin dengan tepat dalam komunikasi. Apakah Anda mengatakan dengan jelas tenang apa yang ingin Anda katakan, informasi yang ingin Anda sampaikan, dan hasil seperti apa yang Anda harapkan?
b) Siapkan komunikasi
Tentukan metode komnikasi apa yang akan Anda gunakan. Apakah Anda perlu menggunakan lebih dari satu metode? Misalnya, komunikasi langsung adalah yang terbaik untuk mempengaruhi orang lain, tetapi komunikasi tertulis merupakan metode terbaik menyangkut informasi yang terperinci.
c) Menyampaikan informasi
Kapan dan di mana Anda harus bertemu dengan orang tersebut untuk berdiskusi secara langsung? Apakah komunikasi tertulis harus menggunakan surat, faksimili, e-mail. Ada rutinitas dalam kebanyakan organisasi untuk mentransmisikan informasi. Anda harus memikirkan metode yang paling tepat.
d) Penerimaan
Pikirkan bagaimana pesan akan diterima. Apakah saat itu setiap orang hadir dalam rapat? Apakah pesan Anda akan sampai tepat waktu? Apakah mereka akan membaca memo yang Anda tulis? Jika tidak, pesan yang Anda kirim tidak akan sampai.
e) Reaksi terhadap pesan
Tahap ini merupakan tahap yang paling penting. Anda menginginkan agar penerima pesan mengambil tindakan sebab jika tidak, komunikasi tidak ada gunanya. Hal ini bergantung pada dua faktor, yakni kemampuan dan disposisi pihak penerima.
Banyak komunikasi organisasi dipersiapkan secara teknis—misalnya, ramalan pemasaran, analisis finansial, atau laporan-laporan teknis lainnya—yang mungkin tidak dimengerti oleh penerima. Disposisi penerima (seperti penolakan atau ketidakpedulian) dapat membuat pihak penerima tidak mau mengambil tindakan positif sebagai akibat dari komunikasi tersebut. Banyak memo yang dikirim dalam organisasi menjadi terabaikan.
f) Umpan-balik
Periksalah pihak penerima untuk memastikan bahwa komunikasi telah dimengerti dan dilaksanakan. Setiap proses komunikasi yang tidak memiliki lingkaran umpan-balik tidak begitu berarti karena pihak pengirim tidak tahu apakah pesan tersebut telah dimengerti dan dilaksanakan dengan benar.
Kendala komunikasi dalam sebuah organisasi sangatlah mungkin terjadi. Untuk dapat mengatasi kendala atau masalah yang terjadi dalam sebuah organisasi dapat dilakukan dengan cara menjaga dan meningkatkan hubungan antar persona, hubungan possisional, dan hubungan berurutan
1. Hubungan Antar Persona, dilakukan dengan:
a. Menjaga kontak pribadi yang akrab tanpa menumbuhkan perasaan bermusuhan
b. Menetapkan dan menegaskan identitas kita dalam hubungan dengan orang lain tanpa membesar-besarkan ketidaksepakatan.
c. Menyampaikan informasi kepada oranglain tanpa menimbulkan kebingungan, kesalahpahaman, penyimpangan, atau perubahan lainnya yang disengaja.
d. Terlibat dalam pemecahan masalah yang terbuka tanpa menimbulkan sikap bertahan atau menghentikan proses.
e. Membantu orang-orang lainnya untuk mengembangkan gaya hubungan persona dan antar pesona yang efektif.
f. Ikut serta dalam interaksi social informal tanpa terlibat dalam muslihat atau gurauan atau hal-hal lainnya yang menggangu komunikasi yang menyenangkan.
Hubungan antar pesona cenderung menjadi lebih baik bila kedua belah pihak melakukan hal-hal yaitu, menyampaikan perasaan secara langsung dan dengan cara yang hangat dan ekspresif, menyampaikan apa yang terjadi dalam lingkungan pribadi mereka melalui penyingkapan diri, menyampaikan pemahaman yang positif, hangat kepada satu sama lainnya dengan memberikan respons- respons yang relevan dan penuh pengertian, bersikap tulus kepada satu sama lain dengan menunjukan sikap menerima secara verbal maupun non verbal, selalu menyampaikan pandangan positif tanpa syarat terhadap satu sama lainnya dalam perbincangan yang tidak menghakimi dan ramah, berterus-terang mengapa menjadi sulit atau bahkan mustahil untuk sepakat satu sama lainnya dalam perbincangan yang tidak menghakimi, cermat, jujur, dan membangun.

2. Hubungan Posisional, yaitu
a. Merencanakan penempatan/pengaturan jabatan secara benar
b. Berusaha menjernihkan hubungan. Kegagalan untuk menjernihkan hubungan organisasi menimbulkan kecemburuan, percekcokan, ketidakamanan, ketidakefisienan,dan pelepasan tanggung jawab lebih banyak dari kesalahan lainnya dalam pengorganisasian.
Untuk itu perlu adanya individu yang dapat menjadi jembatan untuk mencairkan situasi kebekuan komunikasi horizontal dan vertikal antar sesama rekan dan antara bawahan – atasan.

3. Hubungan Berurutan.
Informasi disampaikan keseluruh organisasi formal oleh suatu proses; dalam proses ini orang dipuncak hierarki mengirimkan pesan ; kepada orang kedua yang kemudian mengirimkannya lagi kepada orang ketiga. Reproduksi pesan orang pertama menjadi pesan orang kedua, dan reproduksi pesan orang kedua menjadi pesan orang ketiga. Tokoh kunci dalam system ini adalah pengulang pesan.

daftar pustaka:
Effendi, Onong Uchjana. 2007. Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek. Remaja Karya: Bandung
Conor Hanaway dan Gabriel Hunt, The Management Quick Reference Book, terj. Yosep Bambang Margono, (Bandung: Kaifa, 2004), hlm. 260-261
Crudden H.J & Sherman A.W (1972). Personal Manajement. Cincinati, Ohio: South-Western Publishing Co.
Gibson, James. et al. 1995. Organizations. alih bahasa: Soekrisno dan Agus dharma. Jakarta : Erlangga
Muhammmad, Arni. 2001. Komunikasi Organisasi. Jakarta : Bumi Aksara
Silalahi, Ulbert. 1996. Asas-asas Manajemen. Bandung : Mandar Maju
http://id.wikipedia.org/wiki/Daftar_definisi_komunikasi

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s